Categories
Начин на живот

Анатомия на идеалния имейл

Бихте ли се представили на клиент без къпане, без гребен или с обувки в два различни цвята? Начинът, по който пишете имейла си, е част от вашето разширено изображение , точно както вашите социални мрежи, вашата кола, вашият офис или фона на вашата Zoom среща. Те казват много за вас и създават благоприятно или неблагоприятно впечатление, което може да доведе до различни нагласи и резултати.

Вземете числото 236 и след това добавете девет нули. Това е гигантско число: 236 000 000 000 000. Двеста тридесет и шест милиарда имейла се изпращат всеки ден по целия свят. По-голямата част от тях са бизнес имейли.

Но не всички имейли са еднакви. Някои са по-добри от други – те са добре написани и обслужват целта си ефективно и елегантно.

Колко имейла пишете на ден? Колко получавате? Искате ли да прехвърлите имейлите си на следващото ниво?

1. „Въпросът“ има значение
В повечето имейли ние разработваме съдържанието и мислим само за „темата“ или заглавието на имейла до края. Количеството имейли с определено скучни, общи или безполезни теми е впечатляващо.

Темата е първото нещо, което вижда човекът, който получава имейла: това е това, което се намира в неговата входяща поща и това, което му помага да реши дали да прочете този имейл в момента, да го остави за по-късно или направо да го изпрати в кошчето.

Избягвайте общи заглавия като „здравей“ или „Надявам се, че това ви интересува“. Независимо дали е за клиенти или партньори, предпочитайте заглавие, което говори за съдържание, без да е високотехническо. Не пишете нито: „Тема: P 44518 21.11.2020“

Вместо това напишете: „Тема: Южен енергиен бюджет, 21 ноември 2020 г.“ или „Работен план, пътуване до Мадрид“ или „Промоции за печат, юли 2021 г.“.

Мислете кратко, ясно, информативно и ангажиращо. Не го оставяйте на случайността!

2. Поздрав и сбогом
Имейлът се извършва дигитално, но в основата си той все още е послание между двама души, двама човешки същества, които обичат да бъдат третирани като такива. Най-малкото, което очакваме – и с право! – е приятелски и персонализиран поздрав и сбогом.

Избягвайте общи поздрави, които „се чувстват“ принудени или казани набързо. Винаги, когато можете, обръщайте се към получателя с неговото собствено име, като запазвате, ако е приложимо, протоколите и заглавията: лекар, учител, професор и т.н.

Сбогуването, подобно на входа, трябва да зададе човешкия и сърдечен тон, без да злоупотребява с клишета и клишета. Можете да добавите някакъв личен детайл („Поздравете Марсия, вашата съпруга“ или „Надявам се, че ви е удобно в Монтерей“), който генерира по-голяма връзка и по-голямо доверие.

Днешните мрежи се създават и подсилват с всяко съобщение. Възползвайте се от всеки имейл, за да се свържете с хора; не просто да предаде информация или да се измъкне от неприятностите.

3. Преминете към същността!
Въпреки това имейлите не се правят, за да предават огромни количества информация. Никой не иска да чете цял роман в пощенската си кутия или в мобилния си телефон между срещите!

Поддържайте съдържанието кратко и ясно, като използвате точки или цифри, за да сортирате идеите, ако е необходимо. Имейлът трябва да бъде не повече от два или три абзаца. Пет? Добре, но не повече от това.

Ако в една и съща пратка има още неща, препоръчвам да запазите съдържанието на текста кратко и да добавите документ с пълната информация: по-лесно е да печатате, четете и споделяте. Всички мразят прекалено дългите имейли; особено ако са част от по-дълга верига.

Никога (но никога) не се опитвайте да разрешите проблем, дискусия или сложен проблем чрез имейли. Писмената дума никога не може да капсулира подробностите за разговор на живо или, още повече, за среща. В средата на спора написаните думи лесно се разбират погрешно и в сложен проект ще се случи същото. По-добре вдигнете телефона, решете проблема и накрая изпратете кратък имейл с постигнатите споразумения.

4. Намерете идеалната сянка
Запомнете: писмената комуникация е механичен заместител на истински разговор между двама реални хора с техните реални характеристики и обстоятелства. Ето защо няма нито един правилен нюанс, нито един стил. Не бихте разговаряли по същия начин с шефа си, както с клиент, приятел или колега.

Говорите ли за „ти“ или „ти“? Поздравявате ли го официално или познато? Прекалено сериозен ли сте или прекалено небрежен? Опитайте се да си представите, че сте в една стая, как бихте го направили тогава? Опитайте се да си представите каква информация ще му е необходима и намерете най-добрия начин да я каже. И разбира се: кажете го добре.

Лошият правопис е лош бизнес дъх. Никой няма да ви каже, но повярвайте ми: всички забелязват.

Между другото: имейл не е SMS. Имейл не допуска правописни грешки или опростен език (поне не в бизнес среда). Погрижете се за своя правопис и синтаксис: пишете правилно и изцяло и запазете емотиконите и контракциите за друг път. Изцяло избягвайте ПИСАНЕ С ВЕЛИКИ БУКВИ и не злоупотребявайте с удивителите !!!!!!!!!!

5. Винаги препрочитайте имейла си
О, колко много проблеми бихме могли да избегнем, ако хората препрочетат написаното от тях! Не само да коригира правописа или да попълни липсващото, но преди всичко да разбере дали съобщението има смисъл , тоест дали то е ясно и кратко във всичките си точки.

Във важни имейли ви препоръчвам да прочетете имейла на глас , за да „подрежете“ текста и да премахнете твърде объркващите, дълги или ненужни части. Понякога, за да изглеждаме „официално“, прекалено усложняваме нещата, които може да са прости.

Девет пъти от десет, ново четене преди изпращане ще ви помогне да намерите области за подобрение и (разбира се!) Смущаващи грешки, които биха изглеждали ужасно на тавата на вашия клиент.

Последно …

6. Не забравяйте да прикачите файловете!
Малко е … любителско , не мислиш ли?